Et si on allait vers du zero mail inutile dans l’administration?

Lancée en mai 2018, la campagne Zéro Mail Inutile a vu le jour dans la Préfecture de la Région PACA. Nous la suivons encore aujourd’hui, après être intervenus avec l’Institut Régional d’Administration de Bastia (IRA). Notre objectif, étroitement lié à la formation professionnelle des agents publics, était notamment de les aider à diminuer la surcharge permanente d’informations qu’ils subissaient, et de leur permettre d’être en lien avec leurs collègues comme avec les usagers de manière moins invasive.

Nous avons été contactés par la Direction « modernisation des services » de l’État de la région PACA, ainsi que l’animatrice du Laboratoire d’innovation publique, pour tenter une expérimentation. L’objectif était de tester, pendant 4 mois, les résultats d’une politique pour diminuer le trop-plein d’informations reçu par les expérimentateurs.

Zéro Mail Inutile : les résultats les plus parlants du rapport

Zéro mail inutile: Préfecture de région innovation

Voici quelques chiffres révélés par notre expérimentation :

En parlant de leur ancienne relation avec le smartphone, 70 % des agents ont employé, sur le ton de l’humour, le terme « addiction ».
86 % des agents ont estimé être plus productifs et fournir de meilleures réponses du fait de ne plus être instantanément joignables.
Une seule participante de l’expérimentation a pu permettre de réaliser des économies mensuelles de 6 kilos de CO2 et de 3 kilos de fer.
La totalité des agents déclarent, après l’expérience, mieux vivre leur week-end, avec beaucoup plus de sérénité, et ce même s’ils restent joignables le week-end.
Grâce à des filtres automatiques de messages reçus et à l’arrêt des notifications inutiles, chaque agent économise 11,7 % de son temps de travail mensuel, soit 17 h et 45 min.
Les agents sont 80 % à déclarer vivre leur journée plus sereinement au cours de l’expérience.

Vous pouvez retrouver ici le rapport Zéro Mail Inutile, en version libre de droits, pour en apprendre plus, le modifier ou le réutiliser.

Changer les pratiques de l’intérieur grâce à la démarche des ambassadeurs

Zéro mail inutile: facilitation graphique Les agents, ayant adhéré à ces pratiques, ont décidé de créer des ambassadeurs Zéro Mail Inutile. C’est ainsi que deux mois après notre test, nous nous sommes retrouvés à la Préfecture de Région pour présenter nos résultats aux institutions de PACA.

Désormais, ce sont des dizaines d’ambassadeurs que nous retrouvons dans les services de l’État au sein de la région PACA. Ils peuvent organiser des sessions, aider et soutenir leurs collègues et les agents qui souffrent de la surcharge d’informations.

Une initiative qui rencontre beaucoup de succès.

Une contribution au bien commun

Zéro mail inutile: Thomas Wolff Les pratiques testées lors de l’expérimentation sont disponibles sous licence libre Creative Commons BY. Vous pouvez donc les réadapter selon vos besoins, et les diffuser librement.

D’autres institutions, école ou associations les ont ainsi déjà exploitées.

Merci encore à la Plateforme Ressources Humaines de la région PACA pour la confiance accordée !

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