Si pour vous Chorus n’est pas un groupe de musique tendance. Ou si recevez chaque jour des messages “pour info” aux côtés de 12 autres destinataires. C’est que vous êtes au bon endroit.

Cette page a été réalisée grâce au dialogue avec plus de 100 agents de la fonction publique étatique. Elle est vôtre et est enrichie à chaque session de la formation “Alléger la surcharge d’informations”. Vous pouvez la diffuser à vos collègues.

organiser une conférence téléphonique

Pour réfléchir à plusieurs à distance en simultané  l’e-mail n’est pas un bon outil. Sauf que les audioconférences que vous utilisez peuvent ne pas fonctionner tout court, ou ne pas fonctionner avec des acteurs de l’extérieur des administrations. Voici une alternative:

Cliquez ici, renseignez un e-mail. Votre audio-conférence sera active pour 24 heures.

Astuce 1: demandez aux participants de couper leurs micros lorsqu’ils ne parlent pas.

Astuce 2: pour le choix commun d’une date/heure pour la réunion, utilisez un framadate.

organiser une visioconférence

Un service de visioconférence sans que personne n’ait besoin d’un compte et d’un mot de passe?

Pour la visioconférence à l’intérieur des administrations: testez https://webconf.rie.gouv.fr.

Pour des visioconférences avec des acteurs externes, prenez votre smartphone, ouvrez votre navigateur web et allez sur http://appear.in. Créez une chambre et partagez le lien à vos collègues.

Côté messagerie

Comment faire pour que …

Tous les messages qui proviennent de “prenom.nom@interieur.gouv.fr” aillent automatiquement dans le sous-dossier “A lire quand j’aurai le temps”. Démonstration.

Tous les messages qui proviennent de “prenom.nom@interieur.gouv.fr” et qui ont un sujet dans lequel il est indiqué “Veille réglementaire” aillent automatiquement dans le sous-dossier “Veille réglementaire”. Démonstration.

Tous les messages qui proviennent de “prenom.nom@interieur.gouv.fr” et qui ont un sujet dans lequel il est indiqué “Veille réglementaire” aillent automatiquement dans le sous-dossier “Veille réglementaire” et qu’ils soient automatiquement marqués comme “lus”. Démonstration.

Tous les messages qui proviennent de “publicite@meetup.com” aillent automatiquement dans la corbeille. Démonstration.

Tous les messages qui proviennent de “publicite@meetup.com” ou “publicite@gmail.com” aillent automatiquement dans la corbeille. Démonstration.

Note: fonctionne pour vos messageries pro Pablo / Mélanie / Thunderbird. Pour ouvrir la fenêtre des filtres aller dans Outils > Filtres > Nouveau filtre. Pour vos messageries Outlook 10 (Ministère Justice, Parcs nationaux, …) cliquez sur Accueil > Règles > Créer une règle.

La messagerie, ça ne reste pas ouvert en permanence

“Devant chez moi j’observe des parents qui s’engagent sur un passage piéton, poussette à la main, le nez dans leur smartphone”.

Rares sont les métiers qui nécessitent d’avoir une messagerie ouverte en permanence. Bien souvent les notifications  perturbent la qualité du travail comme la qualité de vie, bien plus qu’elles n’apportent des bienfaits. Elles créent, inconsciemment, un sentiment d’urgence perpétuel.

Pour respirer, je vous invite à:

Supprimer les alertes visuelles sur votre messagerie. Tutoriel.

Fermer votre messagerie une fois que vous avez consulté vos e-mails. Et ne pas aller la regarder toutes les 10 minutes s’il n’y en a pas besoin.

Désactiver sur vos smartphones toutes les notifications non essentielles. Comme ceux de votre boîte mail ou encore de messenger. Ces notifications peuvent être visuelles sous la forme du “tas de bûches” (sur votre écran de veille, tous vos messages non lus apparaîssent) ou sous la forme d’un voyant qui clignote, sous la forme d’un vibreur ou d’un son.

Je m’entraîne

Kanban et priorisation

A venir: article sur le Kanban en utilisation personnelle.

Outil numérique facilitateur: trello.

Niveau 1: tutoriel vidéo [7mn] pour s’initier à trello

Niveau 2: astuces pour utiliser trello en équipe (à venir)

Les colonnes (bac à tâches): idées (on y note tout), important (on priorise), prioritaire (des tâches importantes avec une date), en cours, réalisé. Les tâches prioritaires font l’objet d’une écriture particulière (réfléchir à la valeur finale cherchée).

Ne plus être envahi

A venir: le guide des raccourcis clavier (ne faites pas CTRL+W) et la checkliste pour ne plus être esclave de ses e-mails.

Acquérir de nouveaux réflexes en s’entraînant au Getting Things Done (schéma à imprimer et à afficher)

Prendre soin de ses collègues en écrivant des e-mails (ou sms) de 3 phrases. Aller plus loin: inciter ses collègues à la rigueur de spécifier dès la première phrase l’action (et le délai) souhaitée.

Je m’arrête chaque semaine pour réfléchir à ce que je fais

Pour moi-même, je m’arrête chaque semaine, durant au moins 10 minutes, pour réfléchir à mon organisation, ce qu’elle favorise, et ce qu’elle favorise.

La performance pour la performance ne fonctionne pas.

Méthode de base de la rétrospective: qu’est-ce qui s’est passé et qui a bien marché, qu’est-ce qui a moins bien marché, qu’est-ce que je vais changer pour la prochaine période?

Une seule tâche créative à la fois

Impossible [à notre connaissance] de réaliser deux tâches créatives en simultané.

Les tâches créatives nécessitent de s’immerger dans la tâche. Toute perturbation (notification, …) peut ralentir la tâche et sa qualité de réalisation.

C’est pourquoi il est préférable de désactiver toutes les notifications sonores & visuelles qui nous perturbent et sont inutiles. Comme par exemple le visuel du nombre de messages non lus, les notifications sonores d’emails sur son téléphone portable, facebook, …

Ouvrir sa boîte de messagerie, réfléchir à comment prioriser, … est une tâche créative.

Accompagner, laisser aller, consentir ou résister?

Pour moi-même, je m’entraîne à faire la différence entre ce à quoi je suis prêt à consentir et ce à quoi je ne souhaite pas consentir.

Pour s’en souvenir: le jeu des stylos + les valeurs + la lettre papier que vous vous êtes écrit et que vous recevrez dans 6 mois par courrier.

Quitter l’internet commercial pour utiliser un internet pensé pour être à notre service

Écriture en cours d’un article avec quelques bonnes pratiques.

En attendant remplacez vos recherches sur google.fr par qwant.fr ou un autre moteur de recherche sécurisé.