Le Zéro Mail Inutile & ses ambassadeurs

Et si ... en se déconnectant de toutes ces technologies on revenait à l'essentiel?

Le Zéro Mail Inutile est une démarche qui a été lancée à la Préfecture de Région PACA en mai 2018 et que nous avons accompagné jusqu’à aujourd’hui.

Jusqu’à là nous intervenions régulièrement avec l’IRA de Bastia, dans le cadre de la formation professionnelle des agents, pour les aider à alléger la surcharge d’informations qu’ils subissent et trouver des manières plus apaisées d’être en lien – autant avec leur collègues que les usagers.

La Directrice modernisation des services de l’État en PACA et l’animatrice du Laboratoire d’innovation publique nous ont contacté pour nous proposer une expérimentation: évaluer sur 4 mois, avec plusieurs expérimentateurs, ce qui se passerait si on mettait en place quelques pratiques simples pour “s’extraire de la surcharge d’informations”

Quelques résultats du rapport Zéro Mail Inutile 

Les résultats ont été très parlants. Pour vous donner quelques chiffres:

  • 17 heures 45 minutes: temps moyen libéré par chaque agent, par mois, en coupant les notifications inutiles + en mettant en place des filtres de tri automatiques des messages. Soit 11,7% du temps total de travail.
  • 86% pourcentage d’agents qui ont démontré que ne plus être joignable dans l’instantanéité favorise non seulement la productivité individuelle mais aussi la qualité des réponses
  • 100% pourcentage d’agents qui avaient leur smartphone allumé le week-end et qui ont déclaré qu’ils vivent maintenant leur week-end avec “beaucoup plus de sérénité bien qu’on puisse tout autant les contacter”.
  • 6 kg de CO2 et 3 kg de Fer d’économies mensuelles d’énergie et de matériaux réalisé par une seule participante
  • 70% pourcentage d’agents qui ont utilisé avec humour le mot “addiction” pour décrire leur ancienne relation avec leur smartphone
  • 80% pourcentage d’agents qui disent traverser leur journée avec plus de détente et de sérénité

Le rapport Zéro Mail Inutile est accessible ici et est publié sous une licence libre pour que vous ayez le droit de le réutiliser et de le modifier.

Le lancement d’une démarche d’ambassadeurs qui, de l’intérieur, changent les pratiques

Les agents ont trouvé les pratiques fortes et ont décidé de lancer … des ambassadeurs du Zéro Mail Inutile. Deux mois plus tard nous voila dans les salons de la Préfecture de Région pour présenter, devant les institutions de PACA, les résultats.

Aujourd’hui il existe plusieurs dizaines d’ambassadeurs dans les services de l’État en PACA. Ils sont autorisés à organiser des sessions, aider leurs collègues, soutenir les agents en difficulté avec le numérique et la surcharge d’informations.

Une initiative qui a bien décollée.

La contribution a un bien commun

Toutes les pratiques sont documentées sous une licence libre Creative Commons BY afin que vous puissiez les diffuser et les réadapter pour vos usages.

Plusieurs autres institutions, écoles et associations s’en sont déjà emparées.

Nous remercions toute l’équipe de la PFRH de la Préfecture PACA pour sa confiance.

Voici quelques fiches tutoriel qui vous intéresseront peut être