La technique de l’e-mail de 3 phrases

ou comment aider nos collègues

Ce que ça apporte

Prendre soin de nos collègues et créer un climat de confiance
Une méthode pour aider nos collègues à bénéficier d’une lisibilité accrue sur les informations prioritaires
Une méthode pour être plus précis que l’usage des expressions Urgent / TU / TTU

À qui est-ce que c’est le plus utile?

À vos collègues et toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez
À votre environnement social de travail. En prenant soin de plus utiliser des mots comme “urgent” ou “très très urgent” mais en spécifiant avec exactitude dès la première phrase des e-mails ce qui est attendu de votre interlocuteur et dans quel délai, cela crée un climat propice à la concentration et à l’organisation

La méthode en 3 points

Bonjour / Madame / Monsieur [Politesse],

écrire dans la première phrase l’action que vous attendez de votre interlocuteur et le délai de réalisation de l’action
dans la deuxième phrase spécifiez en une phrase synthétique le contexte de votre demande. Vous pouvez y indiquer qui vous êtes (ou ce que vous faites), et dans quelle cadre vous formulez votre demande.
dans la troisième phrase, spécifiez la prochaine action attendue par votre interlocuteur et le délai dans lequel vous invitez votre interlocuteur à réaliser l’action. Si plusieurs actions sont attendues, spécifier une phrase par action.

Bien cordialement / très cordialement / bonne journée [Politesse],

– Signature automatique

Démonstrations

Démo 1

Monsieur le Président de la Chambre d’Agriculture,

Je vous contacte pour acter votre intervention à la réunion publique du 5 mars, 17 heures.

Je m’appelle Thomas Wolff et intervient comme médiateur territorial en charge [spécifier la mission] en appui de [spécifier l’entité organisatrice].

J’ai besoin, pour structurer avec qualité l’intervention, d’interagir avec vous 15 minutes par téléphone et ceci avant le 20 février. Pourriez vous m’indiquer courant de la semaine vos disponibilités afin de convenir de la date et heure du rendez vous téléphonique ?

Bien cordialement,

– signature electronique

Démo 2

Bonjour,

pourrais tu me fournir une attestation de responsabilité civile avant mercredi soir ?

L’Université de Nantes me demande cette pièce justificative pour valider le stage de Louise; ils en ont besoin jeudi au plus tard. Je te propose de m’envoyer la pièce par e-mail, je compléterai le message et l’enverrai à l’UNantes.

Bien à toi,

– signature electronique

Démo 3

Bonjour Claire,

je vous contacte pour vous proposer de nous ouvrir un blog sur L’Express.

Je m’appelle Thomas Wolff, j’interviens comme Président de […]

Je vous propose de débuter le blog en question d’ici 2 semaines par l’écriture d’un article qu’un journaliste de notre équipe vous soumettra avant mercredi prochain. Pourriez vous m’indiquer si la manière de procéder vous convient ?

N’hésitez pas à interagir avec moi directement via ma ligne directe : 0642459781.

Au plaisir d’interagir avec vous, – signature électronique

Démos 4 : par SMS

Par sms > Bonjour. Je vous contacte pour vous proposer décaler à 14h30 notre rendez vous de demain après-midi. Je serai dans les déplacements et cela m’évitera d’arriver essouflé. Cela vous est-il possible ? Thomas Wolff

Quelques astuces

Importance du verbe d’action

Je vous contacte pour acter avec vous … / Je te contacte pour que tu me confirmes … / Pourrais tu m’envoyer… Spécifiez dès la première phrase l’action finale que vous attendez de votre interlocuteur. Vous gagnez du temps. Lui aussi.

Spécifier le délai de réalisation de l’action

Pourrais tu me confirmer avant mercredi soir… / Pour pouvoir assurer [spécifier le contexte], j’attends ton document corrigé avant le 2 avril soir ; pourrais tu me valider que tu peux tenir ce délai ?

Cette pratique remplace le mot URGENT, ou TRÈS URGENT dans les messages. Ils sont alors remplacés avec clarté par le délai de réalisation de l’action.

Credits

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Conçu avec la Préfecture de Région PACA dans le cadre des Ambassadeurs du Zéro Mail Inutile.